La información es el motor de cualquier empresa. Más del 80% de los datos de una organización son no estructurados, es decir que pertenecen a formatos como Word, Excel, PowerPoint, PDF, correos electrónicos, etc., y suelen estar repartidos en múltiples ubicaciones, haciendo que su supervisión y seguridad sea más compleja. Debido a su naturaleza dispersa y difícil de controlar, gestionar esta data en computadoras y en la nube se ha convertido en un desafío enorme.
Según Gartner, los datos no estructurados representan entre el 80-90% de toda la información de una empresa, y están creciendo tres veces más rápido que los datos estructurados (como lo son las bases de datos). Este crecimiento descontrolado no solo plantea riesgos de cumplimiento regulatorio, sino que también expone a las empresas a pérdidas financieras, daños reputacionales e ineficiencias operativas.
En Kriptos, hemos evidenciado de primera mano cómo la visibilidad de los datos puede transformar la gestión de riesgos de una organización. Hasta la fecha, nuestra solución impulsada por IA ha clasificado más de 700 millones de documentos para más de 150,000 usuarios en más de 12 países, con más del 65% de nuestros clientes en el sector financiero, uno de los sectores más regulados a nivel global debido a las implicaciones estrictas de seguridad que este requiere.
En este artículo, nos proponemos compartir los insights que hemos recopilado a través de nuestro benchmark, proporcionando visibilidad de datos para profesionales de ciberseguridad, riesgos y cumplimiento que buscan mejorar su postura de ciberseguridad.
Riesgos importantes de ciberseguridad en los datos
Los hallazgos del benchmark de Kriptos revelan una variedad de comportamientos de los usuarios en cuanto al almacenamiento de datos. En promedio, un empleado almacena alrededor de 4,700 documentos en su computadora. Sin embargo, este promedio oculta diferencias significativas. Hemos visto usuarios con tan solo 200 documentos, y otros con más de 9,000 archivos. En casos extremos, hemos identificado usuarios que almacenan 87,000 documentos en una sola computadora.
Un caso alarmante involucró una computadora de recepción con más de 400,000 documentos. Esta PC, utilizada por múltiples personas, tenía más del 23% de la información confidencial. La computadora se encontraba a menos de 10 metros de la entrada de la oficina, exponiendo a la empresa a un gran riesgo de fuga de información.
En otro caso extremo, probablemente el más riesgoso de este benchmark, encontramos un usuario que almacenaba más de 1.2 millones de documentos, descargados del sistema ERP y llenos de información sensible sin filtrar. Este usuario no tenía la intención de fugar información, pero la gran cantidad de datos no gestionados que poseía resalta cómo el mal manejo por parte de los usuarios puede poner en riesgo la operación y seguridad de la empresa.
Esta mala gestión provoca que las organizaciones sean vulnerables a amenazas como la filtración de información confidencial, el acceso no autorizado y el robo de data. Además, la falta de visibilidad y control en los datos no estructurados dificulta su protección en tiempo real, aumentando el riesgo de que sean expuestos o manipulados por ciberatacantes.
Impacto de la creación continua de documentos
Es importante considerar el volumen de documentos que se crean o modifican diariamente. Un usuario crea o modifica entre 2-3 documentos por día. Para una empresa con 1,000 usuarios, esto resulta en:
- 2,000-3,000 documentos diarios, o
- 520,000 a 780,000 documentos nuevos o modificados anualmente.
Sin la supervisión adecuada, las empresas pueden verse rápidamente abrumadas por datos no estructurados, lo que incrementa los riesgos e ineficiencias. Es por ello que la clasificación de datos resulta tan significativa, siendo el primer paso a tener en cuenta dentro de las estrategias de ciberseguridad para la protección de la información.
Retorno de Inversión (ROI) de la clasificación de datos
El ROI para las organizaciones que implementan la clasificación basada en Inteligencia Artificial es claro. Clasificar manualmente un documento toma un promedio de 36 segundos por usuario, lo que a menudo resulta en baja precisión y expone a la organización a criterios subjetivos e inconsistentes. Pongamos esto en contexto: si un usuario dedica 30 minutos al día a clasificar documentos, podría clasificar aproximadamente 50 documentos por día. A lo largo de un año, esto suma menos de 12,500 documentos, lo que hace que la clasificación manual sea ineficiente y prácticamente imposible.
La clasificación manual de documentos puede tomar años. La clasificación por IA de Kriptos puede clasificar millones de documentos en semanas, con alta precisión y criterios consistentes.
Para ayudar a las organizaciones a comprender mejor el tiempo, esfuerzo y riesgos de dejar la información sin clasificar, Kriptos ofrece una Calculadora de Riesgos de Datos. Esta herramienta ayuda a estimar los riesgos potenciales y las eficiencias obtenidas mediante soluciones impulsadas por IA. Te invitamos a utilizar la calculadora para obtener información personalizada para tu empresa haciendo click aquí.
La urgencia de clasificar los datos
Como se demostró en los ejemplos a lo largo de este artículo, los riesgos de los datos no gestionados son urgentes. En el panorama regulatorio actual, las empresas no pueden permitirse perder el control sobre su información sensible. La clasificación de documentos impulsada por IA ya no es un "lujo", sino una necesidad en el mundo de hoy impulsado por los datos. A medida que las empresas enfrentan presiones regulatorias crecientes y riesgos de amenazas internas, la importancia de una clasificación robusta de información no puede subestimarse.
Kriptos permite a las organizaciones tener visibilidad y control total sobre sus datos sensibles, asegurando el cumplimiento regulatorio mientras mejora la eficiencia operativa. Kriptos puede clasificar todos los documentos históricos, nuevos y modificados automáticamente, con un solo criterio y alta precisión, asegurando una gestión de datos consistente y confiable.
Los algoritmos de Kriptos pueden clasificar todo un conjunto de datos en cuestión de semanas, no años. Para poner esto en perspectiva, clasificar manualmente 1 millón de documentos podría tomar años, pero con Kriptos, este proceso está automatizado y es eficiente, permitiendo que tu equipo se enfoque en tareas de mayor valor.
Como muestran nuestros benchmarks, los riesgos de datos no clasificados son reales, y la solución es urgente. ¿Listo para dar el siguiente paso hacia tus datos?
Al aprovechar la clasificación impulsada por IA, las empresas pueden proteger proactivamente sus datos sensibles mientras reducen costos y desbloquean nuevos beneficios operativos.
