¿Cómo diseñar una política de clasificación de datos eficaz? Una guía para empresas
En un entorno digital cada vez más variado y complejo, proteger la información sensible no es solo una recomendación que deben de tener en cuenta las empresas: es una necesidad crítica de la que depende la continuidad de cualquier negocio. Es por ello que una política de clasificación de datos es esencial para identificar, proteger y gestionar adecuadamente la información (el activo más valioso de cualquier organización), cumpliendo así con regulaciones y mitigando posibles riesgos.
Teniendo en cuenta lo anterior, hemos elaborado este artículo para que sirva como una guía sobre cómo diseñar una política de clasificación de datos eficaz, basada en las mejores prácticas de la norma ISO 27001 y considerando factores clave como el impacto regulatorio, financiero, operativo y reputacional.
¿Qué es una política de clasificación de datos?
Es un conjunto de directrices que ayudan a una organización a clasificar la información en diferentes niveles de sensibilidad, para definir qué controles de seguridad aplicar a cada tipo de dato. Esto permite a la empresa identificar, proteger y gestionar adecuadamente la información, reduciendo riesgos y asegurando el cumplimiento con normativas locales e internacionales, como la ISO 27001 o las leyes de protección de datos personales.
¿Cómo se clasifican los documentos según su nivel de sensibilidad?
Para definir correctamente el nivel de sensibilidad de los documentos, es necesario pensar en el impacto que causaría la filtración o uso indebido de su información, y de acuerdo a ese análisis, clasificarlos.
Son cuatro los factores clave en los que se basa esta metodología, a saber:
1. Impacto Regulatorio:
Este factor evalúa las implicaciones legales y regulatorias si el documento es filtrado o manejado de manera inadecuada. Si contiene datos personales sensibles, como información de salud, identificación o financiera, se deben considerar las normativas locales e internacionales sobre protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa o la Ley Federal de Protección de Datos Personales (LFPDPPP) en otros países.
En ese sentido, si la divulgación o filtración de un documento incurre en multas significativas o sanciones regulatorias, el documento debe clasificarse como Confidencial o Secreto, dependiendo de la gravedad del impacto.
2. Impacto Financiero:
Este factor analiza las posibles pérdidas económicas directas o indirectas que la empresa podría enfrentar si la información es comprometida. Esto incluye desde sanciones legales hasta la pérdida de ventajas competitivas o confidencialidad de acuerdos comerciales.
Un ejemplo de este nivel de sensibilidad vendría a ser la filtración de un contrato comercial clave o datos financieros internos, lo cual podría causar graves pérdidas económicas o multas, por lo que este tipo de información debería clasificarse como Secreto.
3. Impacto Operativo:
Aquí se evalúa cómo la divulgación o el acceso no autorizado a un documento afectaría la capacidad de la empresa para continuar operando. Si el documento es esencial para el funcionamiento de procesos críticos, la empresa podría verse paralizada temporal o permanentemente.
Por ejemplo, cuando se filtran los manuales de procesos internos o las bases de datos esenciales para operaciones cotidianas. De ser estos datos comprometidos, podría resultar en que se detengan las actividades del negocio. De esta manera, estos datos relacionados a la continuidad operativa deben clasificarse como Confidenciales o Internos, dependiendo de la criticidad del proceso afectado.
4. Impacto Reputacional:
Considera el daño potencial a la imagen pública de la empresa si la información se filtra. Esto puede afectar la confianza de los clientes, inversores y socios, resultando en pérdida de negocio o impacto negativo en medios de comunicación.
Así, en esta categoría entra la filtración de datos personales de clientes o información que revele prácticas comerciales poco éticas. Todo esto puede tener un impacto devastador en la reputación de la empresa, justificando la clasificación como Secreto o Confidencial.
Estos son los cuatro niveles de clasificación según la sensibilidad de los datos y el impacto que generaría su posible filtración.
Niveles de clasificación de datos según ISO 27001
Por otro lado, están también los criterios de la ISO 27001 que establecen que los niveles de clasificación de datos podrían estructurarse de la siguiente manera:
- Público:
Información que puede ser compartida sin restricciones. Esta información no tiene impacto en términos regulatorios, financieros, operativos o reputacionales si es divulgada.
Un ejemplo de este tipo son los comunicados de prensa, información del sitio web público de la empresa. - Interno:
Datos que son accesibles sólo dentro de la organización y cuyo impacto en caso de divulgación es bajo. La filtración podría generar pequeñas interrupciones operativas, pero sin consecuencias legales o financieras importantes.
Ejemplo: Políticas internas no sensibles o información de uso cotidiano no crítica. - Confidencial:
Información sensible que, si es divulgada o usada de manera inapropiada, podría afectar negativamente a la empresa en uno o más de los factores mencionados (regulatorio, financiero, operativo o reputacional).
La información que entra en esta categoría sería, por ejemplo, la información sobre clientes, contratos comerciales, datos financieros no públicos. - Secreto o Restringido:
Información extremadamente sensible que podría causar daños graves a la empresa en términos regulatorios, financieros, operativos o reputacionales. Este nivel requiere medidas de protección de la más alta seguridad.
Ejemplo: Propiedad intelectual, estrategias comerciales confidenciales y datos personales altamente sensibles.
¿Qué elementos clave hay que tener en cuenta para diseñar una política de clasificación de datos?
Al diseñar una política de clasificación de información efectiva, es importante que esta contemple los siguientes elementos:
- Inventario de Datos: Identifica los tipos de datos que la empresa maneja y dónde se encuentran almacenados. Esto incluye información financiera, operativa, comercial y personal.
- Criterios de Clasificación: Como explicamos antes, están basados en la evaluación del impacto (regulatorio, financiero, operativo y reputacional) que podría causar la filtración de la información, asignándole así un nivel de sensibilidad a todos los tipos que hay de ella.
- Etiquetado de Datos: Desarrolla un sistema de etiquetado visible y comprensible para identificar el nivel de clasificación de cada documento o archivo de manera sencilla. (Link Pagina Web etiquetado)
- Controles de Acceso: Define quién puede acceder a cada tipo de información. Esto debe estar alineado con el nivel de sensibilidad que esta tiene, y es recomendable implementar controles de acceso basados en roles. De esta manera, se reducen las posibilidades de pérdida de datos al restringir el número de usuarios que pueden acceder a ellos.
- Manejo y Protección de Datos: Define las medidas de protección que deben implementarse para cada nivel de clasificación. Esto puede incluir el uso de cifrado, autenticación multifactorial, políticas de eliminación segura, entre otras.
Nuestros consejos para la una implementación adecuada de la política de clasificación de información
Una vez diseñada una política de clasificación que contemple los aspectos mencionados hasta ahora, es claro que su implementación viene a ser clave para asegurar su eficacia. Aquí algunos consejos para que esta resulte exitosa:
- Socialización y capacitación: Es esencial que la política sea comunicada a todos los empleados de manera clara. Realizar capacitaciones periódicas ayudará a que el personal comprenda la importancia de clasificar adecuadamente la información y cómo hacerlo.
- Herramientas de clasificación automatizada: Utilizar un software que permita clasificar los datos de manera automática reducirá errores humanos y mejorará la eficiencia del proceso.
- Revisión y actualización regular: La política debe ser revisada y ajustada periódicamente para adaptarse a cambios regulatorios, operacionales o tecnológicos.
La clasificación de la información como pilar del Gobierno de Datos
Una política de clasificación de datos no solo es vital para la seguridad de la información, sino que también es un pilar fundamental en el gobierno de datos, cuyo objetivo en práctica consiste en proporcionar un enfoque holístico para administrar y aprovechar mejor la información de forma que nos pueda ayudar a tener percepción sobre nuestros activos de información y tomar así mejores decisiones empresariales.
Así, una correcta clasificación facilita el control, el seguimiento y la protección de los datos, lo que mejora la gestión de riesgos y asegura el cumplimiento de normativas.
En definitiva, el diseño e implementación de una política de clasificación es clave para que las empresas funcionen correctamente, asegurando en mayor medida su sostenibilidad y resiliencia en el tiempo y aumentando la confianza que sus clientes, inversores y reguladores tienen.
