Información: Qué es, tipos y función en las empresas

June 26, 2025

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La información se ha consolidado como un recurso, y el activo más estratégico y valioso de cualquier organización. Va más allá de simples datos; es el conocimiento que impulsa decisiones, optimiza operaciones, forja la ventaja competitiva y define el futuro de una empresa. Sin embargo, su verdadero potencial solo se desata a través de una gestión de la información empresarial eficaz y segura.

Nuestro propósito desde Kriptos es empoderar a las organizaciones mediante soluciones de clasificación de datos, cumplimiento normativo y gestión de riesgos, todo ello impulsado por la inteligencia artificial. Acompáñanos a explorar la esencia de la información, sus tipos en una empresa, su función estratégica, y cómo herramientas avanzadas como las de Kriptos están redefiniendo su manejo para una ciberseguridad y un crecimiento sin precedentes.

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¿Qué es la Información?

En su esencia más pura, es un conjunto de datos procesados, organizados y estructurados dentro de un contexto, de modo que adquieren significado y valor para un receptor. No es un mero compendio de cifras o hechos, sino una narración coherente que, al ser interpretada, genera conocimiento. Para una empresa, esta distinción es crucial:

Datos: Son los elementos crudos y sin procesar (un número de venta, una fecha, el nombre de un cliente).
Información: Son los datos con significado y contexto (ej. "La venta de 150 unidades del Producto X al Cliente Y el 15 de mayo de 2024").
Conocimiento: Es la interpretación y la aplicación de estos datos para la toma de decisiones (ej. "Las ventas del Producto X aumentaron un 10% el último trimestre en el segmento Z, lo que sugiere una oportunidad para una nueva campaña de marketing").

En el entorno corporativo, la información es el combustible que alimenta cada departamento, como puede ser finanzas y marketing, pasando por operaciones y recursos humanos. Es el insumo vital para la planificación estratégica, la identificación de oportunidades, la mitigación de riesgos y la optimización de cada proceso. Es, en definitiva, la base sobre la que se construye el éxito sostenible.

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Características de la información

La información en una empresa se clasifica por tipo, origen o estructura, y también posee una serie de características intrínsecas que determinan su valor, uso y el nivel de protección que requiere. Comprender estas características es esencial para tomar decisiones informadas sobre su gestión.

Precisión: La información debe reflejar la realidad con exactitud. Datos erróneos o desactualizados pueden llevar a decisiones equivocadas.
Disponibilidad: Debe estar accesible para quienes la necesiten, en el momento adecuado, sin comprometer su seguridad.
Confidencialidad: La información sensible debe ser resguardada de accesos no autorizados para evitar filtraciones o vulneraciones.
Integridad: Su contenido no debe ser alterado de forma indebida. La información íntegra mantiene su valor original.
Trazabilidad: Permite conocer su origen, modificaciones y accesos, lo que es vital para auditorías y cumplimiento normativo.
Relevancia: La información útil es aquella alineada con los objetivos y decisiones estratégicas del negocio.

Desde Kriptos, facilitamos la visibilidad de estas características mediante tecnologías de clasificación y análisis que permiten comprender y actuar sobre los datos en función de su naturaleza y criticidad.

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Tipos de información en una empresa

La data en una empresa no es monolítica; se presenta en una diversidad de formas y formatos que requieren una categorización y un manejo diferenciado. Comprender los tipos de información en una empresa es el primer paso para una gestión de la información empresarial robusta y una seguridad de la información empresarial férrea.

Según su origen y destino: Interna y externa

Información interna: Generada y consumida dentro de la propia organización. Incluye datos operativos, financieros, de empleados (nóminas, historiales), de proyectos, reportes de rendimiento, comunicaciones internas, manuales de procedimiento, propiedad intelectual y secretos comerciales. Su adecuada protección de datos empresariales es vital para el funcionamiento y la competitividad.
Información externa: Procede de fuentes ajenas a la empresa, pero es crucial para su operación y estrategia. Abarca datos de mercado, comportamiento del consumidor, análisis de la competencia, tendencias de la industria, regulaciones gubernamentales, informes de proveedores y noticias económicas. La capacidad de adquirir y procesar esta información define la agilidad de la empresa.

Según su nivel de sensibilidad: Pública, privada y confidencial

Información pública: Accesible para cualquier persona sin restricciones. Ejemplos incluyen comunicados de prensa, productos en el sitio web, direcciones de oficinas.
Información privada/personal: Datos que pertenecen a individuos y están protegidos por normativas como GDPR o CCPA (ej. nombres, direcciones, números de identificación, datos de salud de empleados o clientes). Su manejo exige el más alto nivel de cumplimiento normativo de la información.
Información confidencial/clasificada: Aquella cuyo acceso está restringido a un grupo selecto de personas dentro de la empresa debido a su carácter sensible o estratégico (ej. estrategias de I+D, contratos con proveedores clave, datos financieros no publicados, fórmulas de productos). La fuga de esta data puede tener consecuencias devastadoras.

Según su estructura: Estructurada y no estructurada

Información estructurada: Fácilmente organizada, almacenada y procesada en bases de datos relacionales (ej. tablas de clientes, registros de ventas, bases de datos de inventario).
Información no estructurada: Aquella que no tiene un formato predefinido o un modelo de datos fijo. Representa la mayor parte de los datos que maneja una empresa (ej. correos electrónicos, documentos de texto, PDF, presentaciones, imágenes, videos, grabaciones de voz, redes sociales). La clasificación de los datos con IA es esencial para dar sentido a este volumen de datos.

Reconocer estos tipos de datos permite a las organizaciones diseñar estrategias de almacenamiento, seguridad y acceso que se adapten a las particularidades de cada categoría, maximizando su valor de los datos empresariales y minimizando los riesgos.

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Uso de la información

El verdadero poder de la información se manifiesta en cómo se utiliza. En la era digital, pasar de una acumulación pasiva de datos a un uso inteligente y estratégico es lo que diferencia a las empresas líderes. La información puede ser usada para:

Impulsar decisiones basadas en evidencia, reduciendo la intuición y mejorando la precisión.
Personalizar productos, servicios y experiencias según datos reales de comportamiento del cliente.
Predecir riesgos y prevenir incidentes mediante el análisis anticipado de patrones en la data.
Optimizar recursos al identificar ineficiencias y oportunidades de mejora continua.
Cumplir con normativas, demostrando control sobre los datos sensibles y su uso.

Kriptos potencia este uso estratégico con su tecnología de inteligencia artificial, que clasifica y además activa el valor de los datos al hacerlos visibles, comprensibles y accionables para cada área de la organización.

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La función estratégica de la información

La función estratégica de los datos es indiscutible en la economía moderna. Ya que se trata de recopilar data, y de convertirla en una ventaja competitiva tangible. La información bien gestionada permite a las empresas:

Toma de decisiones informadas: Pasar de la intuición a la evidencia. Con información precisa y oportuna, los líderes pueden evaluar riesgos, identificar oportunidades, optimizar recursos y reaccionar rápidamente a los cambios del mercado. Por ejemplo, el análisis de datos de ventas puede revelar patrones de consumo, permitiendo ajustes en la producción o estrategias de marketing.
Optimización de procesos operacionales: La data sobre el rendimiento de la cadena de suministro, la eficiencia de la producción o los cuellos de botella en los flujos de trabajo permite identificar áreas de mejora. Esto conduce a una mayor productividad, reducción de costos y operaciones más ágiles.
Innovación y desarrollo de productos/servicios: El análisis de las necesidades del cliente, las tendencias emergentes y el rendimiento de productos existentes con el uso de la información permite a las empresas innovar de manera más efectiva. Se pueden diseñar soluciones que realmente resuenen con el mercado, anticipándose a la demanda.
Mejora de la relación con el cliente: Conocer a los clientes a través de sus datos permite personalizar la experiencia, ofrecer productos relevantes y anticipar sus necesidades. La información de interacción, preferencias e historial de compra es invaluable para construir lealtad y satisfacción.
Gestión de riesgos y cumplimiento: Identificar y evaluar riesgos operativos, financieros, legales y de ciberseguridad es una función estratégica de la información crítica. Permite a las empresas implementar medidas preventivas y reactivas, asegurando la continuidad del negocio y el cumplimiento normativo.

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El ciclo de vida de la información

La gestión de los datos empresariales no es un evento único, sino un proceso continuo que abarca el ciclo de vida de los datos. Comprender y gestionar cada etapa es crucial para maximizar su valor y mitigar riesgos:

Creación o captura: Es el inicio. La información nace (un email, un documento nuevo) o se captura (de un sensor, un escaneo de un contrato). En esta fase, es fundamental establecer metadatos y una clasificación inicial.
Almacenamiento: Se guarda en sistemas accesibles (servidores locales, nubes, bases de datos). La elección del medio debe considerar la seguridad, la accesibilidad y la capacidad de recuperación.
Uso y distribución: La data se consulta, se analiza, se comparte y se utiliza en procesos de negocio. Aquí es vital el control de acceso y las políticas de uso para garantizar la seguridad de la información empresarial.
Mantenimiento y actualización: Puede ser modificada o actualizada para mantener su relevancia y precisión. El control de versiones es clave en esta etapa para evitar confusiones y asegurar la trazabilidad.
Archivo y retención: Cuando la información ya no es de uso diario pero aún tiene valor legal, histórico o estratégico, se archiva. Las políticas de retención de datos deben alinearse con las regulaciones y las necesidades del negocio.
Disposición y eliminación: Cuando la información ha cumplido su propósito y no tiene más valor legal o comercial, debe ser eliminada de forma segura y permanente. Esto previene riesgos de fuga de datos y optimiza el almacenamiento.

Una gestión deficiente en cualquier fase del ciclo de vida de la información puede llevar a ineficiencias, riesgos de seguridad o incumplimientos normativos.

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Desafíos en la gestión de la información empresarial en la era digital

A pesar del inmenso potencial de la información, su gestión en la era digital presenta desafíos considerables:

Volumen y velocidad: La cantidad de datos generados diariamente es astronómica, dificultando su procesamiento y análisis manual.
Heterogeneidad de fuentes: Proviene de múltiples canales (emails, redes sociales, dispositivos IoT, bases de datos, documentos, etc.), lo que dificulta su unificación y categorización.
Riesgos de ciberseguridad y fugas de datos: La información es un objetivo primario para ciberataques. La falta de clasificación y protección adecuada incrementa el riesgo de brechas de seguridad y fugas de datos empresariales, con consecuencias económicas y reputacionales devastadoras.
Complejidad del cumplimiento normativo: Las regulaciones de protección de datos empresariales (GDPR, CCPA, LGPD, etc.) son cada vez más estrictas y globales, exigiendo a las empresas un control riguroso sobre cómo se recopila, almacena y utiliza la información sensible.
Falta de visibilidad: Sin herramientas adecuadas, las empresas luchan por saber exactamente qué data poseen, dónde está almacenada y quién tiene acceso a ella, lo que limita su capacidad para gestionarla proactivamente.

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La revolución de la clasificación de la Información con IA: El rol de Kriptos

Aquí es donde la inteligencia artificial (IA) emerge como el motor de la próxima generación de la gestión de la data empresarial. Kriptos está a la vanguardia de esta revolución, empoderando a las organizaciones a transformar sus desafíos en oportunidades.

Nuestra solución de clasificación de la información con IA va más allá del etiquetado manual. Kriptos es un software que analiza, clasifica y etiqueta documentos automáticamente mediante IA, sin intervención humana, a una velocidad y con una precisión inalcanzables para los métodos tradicionales. ¿Cómo se traduce esto en beneficios concretos?

Velocidad: La IA puede procesar y clasificar volúmenes masivos de datos en cuestión de segundos o minutos, permitiendo que la data esté disponible y organizada casi en tiempo real.
Visibilidad completa y precisa: Kriptos proporciona una radiografía exacta de todos los datos de la empresa, identificando cada tipo de dato, su ubicación y su nivel de sensibilidad.
Protección proactiva: Al clasificar automáticamente, Kriptos previene la fuga de datos al identificar instantáneamente la data sensible y aplicar políticas de seguridad adecuadas, como el cifrado o la restricción de acceso, antes de que ocurra una vulnerabilidad.
Cumplimiento normativo simplificado: Nuestra IA facilita el cumplimiento normativo de la data, al identificar y etiquetar datos regulados (PII, datos financieros, etc.), lo que permite a las empresas demostrar transparencia y auditoría ante las autoridades. Kriptos ayuda a las empresas a navegar por el complejo panorama de normativas de protección de datos empresariales.

La clasificación de la información con IA de Kriptos no solo automatiza una tarea; mejora fundamentalmente las estrategias de ciberseguridad, reduce el riesgo de incumplimiento y permite a las organizaciones liberar el verdadero valor de los datos empresariales. Visita nuestra sección de soluciones de clasificación de datos impulsadas por IA para descubrir cómo podemos ayudarte a tener control total sobre tus datos.

La data es el activo más valioso de tu empresa, pero también uno de los más complejos de gestionar y proteger. Una gestión de los datos empresariales de forma deficiente puede llevar a la ineficiencia, la exposición a riesgos de ciberseguridad y el incumplimiento normativo.

Por el contrario, una estrategia proactiva y tecnológicamente avanzada puede desatar un potencial ilimitado de crecimiento y seguridad. Te invitamos a explorar más sobre nuestras capacidades y a contactarnos directamente a través de nuestro sitio web kriptos.io para una demostración personalizada.

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